El inventario es uno de los mayores activos de los retailers, por lo que no debe sorprender la cantidad de recursos utilizados y tecnología desarrollada para su optimización, como software y herramientas de inteligencia artificial y machine learning para proyección de demanda y optimización de la cadena de abastecimiento.
Sin embargo, a pesar de todos estos esfuerzos y la creciente sofisticación de los sistemas de gestión de inventario, sigue habiendo un talón de Aquiles que ningún retailer ha podido superar: el inventario fantasma.
El inventario fantasma corresponde a los bienes que aparecen en el sistema de inventario, pero que no están disponibles para la venta, ya sea porque están en perdidos en la trastienda, fuera de su lugar de exhibición en la tienda, o simplemente ya no existen físicamente.
El inventario fantasma es extremadamente costoso y tienen grandes efectos en los resultados de los retailers, dado que en esencia impide que se pueda poner los productos a disposición de los clientes para su venta y consumo. Pero esto no es todo. El inventario fantasma también perjudica el manejo de inventario, proyecciones de demanda, las ventas on-line, la capacidad de análisis y toma de decisiones, por nombrar algunos. En este blog presentaremos las consecuencias de tener problemas de inventario fantasma para los retailers.
Pérdida de venta
La pérdida de venta es el efecto más evidente del inventario fantasma, dado que no se puede vender un producto que no se tiene a físicamente a disposición del cliente.
El inventario fantasma genera una disminución en la disponibilidad en góndola, haciendo que los clientes no puedan encontrar los productos que buscan. Estudios demuestran que cuando un cliente enfrenta un quiebre de stock, puede decidir substituir el producto por otro similar, cambiar de marca, decidir comprar en otra tienda o abandonar la compra. Sin importar la decisión, el retailer se verá afectado, llegando a recibir pérdida directa de venta de entre un 2-3% dependiendo de la categoría.
Manejo de inventario
Como hemos visto, uno de los orígenes del inventario fantasma es la discrepancia entre en el inventario físico y el indicado en sistema. Si consideramos que según la encuesta GS1 US Survey, un retailer promedio en Estados Unidos tiene una presión de inventario de solo el 63%, las probabilidades de estar conviviendo con inventario fantasma en la operación son bastante altas.
Más allá de la precisión, el inventario fantasma genera una reacción en cadena, perturbando los procesos que se originan con base en la data registrada, como las compras automáticas según punto de reorden. Un desequilibrio entre los dos inventarios (sistémico y físico) puede generar quiebres de stock, cuando se identifica muy tarde la falta de existencias en la tienda, o sobre stock, en caso el sistema tenga registrada una cantidad inferior a la real.
Incumplimiento en ventas online
La adopción del e-commerce es una realidad que se ha acelerado en los últimos años, poniendo presión a los retailers que se enfrentan a los más altos niveles de competencia.
Las discrepancias entre las existencias registradas en el sistema y las físicas generan estragos para satisfacer la demanda on-line.
Según el E-Commerce Fulfilment Report de Peoplevox, un 34% de los retailers han retrasado el envío de un pedido porque han vendido por error un producto que no estaba en stock. Y es que el inventario fantasma lleva a aceptar órdenes de compra que no pueden ser cumplidas, porque el inventario no está realmente disponible en la tienda. Si no se pone atención, este problema solo se identificará cuando un operador note que no hay suficiente mercadería para completar el pedido. Así, el inventario fantasma le juega una mala pasada a los retailers que se ven incapacitados de satisfacer las expectativas de sus clientes.
Información, análisis y conclusiones deficientes
La existencia de inventario fantasma es sin duda un problema de data, de discrepancia entre stock físico y el contabilizado en sistema. Y como dice el dicho: basura entra, basura sale. Esto quiere decir que cuando un retailer tiene problemas de inventario fantasma -y ya hemos establecido que es muy probable que los tenga- los análisis y conclusiones que saque a partir de esta data estarán comprometidos.
El inventario fantasma puede inducir a reportar erróneamente ventas bajo las proyecciones, llevando al retailer a pensar que una promoción no está dando los resultados esperados, o un producto no fue tan exitoso como se pensaba. El equipo comercial podría estar analizando y sacando conclusiones sin saber que el producto no estaba en stock o que la promoción nunca se implementó, por no contar con suficiente mercadería, llevando incluso a tomar acciones en términos del mix de productos o estrategia promocional.
Por otro lado, el registro incorrecto de inventario afectará a la cadena de suministro. El inventario fantasma distorsionará las ventas, y consecuentes proyecciones de demanda, dado que el sistema mostrará stock disponible que no se ha vendido, cuando en realidad no está correctamente exhibido o disponible para la venta. Así, la imprecisión se perpetuará en el futuro, afectando las siguientes proyecciones, planes de venta, mediciones de performance de las tiendas y el sistema de reposición, sin siquiera saberlo.
En Frogmi, sabemos que el inventario fantasma es extremadamente costoso para los retailers. Resolver el complicado dilema de mantener el stock bajo control mientras se entrega el mejor surtido y nivel de servicio a los clientes no es tarea fácil.
En nuestra experiencia, una solución eficiente para enfrentar el inventario fantasma es apoyar la operación con un sistema de analítica avanzada, inteligencia artificial y machine learning que identifique desviaciones en la venta de los productos. El estudio de los patrones de demanda a nivel granular permitirá pesquisar la posibilidad de estar enfrentando un caso de inventario fantasma. A partir de ahí, se pueden generar alarmas, o mejor aún, tareas para hacer un estudio en terreno del producto.
La implementación de estas tecnologías junto a un task manager a nivel de SKU permitirán mejorar la asertividad del inventario, disminuir los quiebres de stock, asegurar la disponibilidad en góndola, y consecuentemente aumentar las ventas. Así, poniendo atención a la data y la operación en tienta, los retailers pueden comenzar a tomar decisiones basándose en información confiable y mejorar sus resultados.
