El inventario fantasma es uno de los problemas más complejos de tratar para los retailers, ya que como insinúa su nombre, es difícil de descubrir. No hay una causa raíz única, ni una manifestación idéntica entre tiendas para identificarlo. Algunas veces se presenta como errores de disponibilidad de producto, dado que el sistema indica que la tienda tiene stock, aunque no haya unidades físicas disponibles. Otras, se alerta un quiebre de stock, cuando en realidad no lo hay.
Mientras que los retailers intentan balancear la variedad del surtido en sus tiendas con una gestión óptima del inventario, la discrepancia entre las existencias físicas y las registradas en el sistema puede generar grandes complicaciones. Teniendo en cuenta que cada vez que un cliente enfrenta un quiebre de stock, hay un 40% de probabilidad de que la tienda perciba una perdida directa, no debe sorprendernos que estudios del Consumer Brands Association (antes conocida como Grocery Manufacturers Association o GMA) estimen una pérdida de 50.000 millones de dólares por problemas de falta de stock solo en Norteamérica entre 2017 y 2018.
Los retailers tampoco deben olvidar que la pérdida de venta es solamente una de las consecuencias del inventario fantasma, que también afecta a la gestión del inventario, la experiencia del cliente, el cumplimiento del comercio electrónico y la toma de decisiones, entre otros. Entonces, ¿están los retailers forzados a asumir el impacto sin tomar acción? ¿Cómo pueden afrontar este problema las tiendas?
La respuesta es simple: data. El inventario fantasma es difícil de ver, por lo que la mejor forma de identificarlo es contar con información y soluciones de análisis de datos, que aprovechen el desarrollo de inteligencia artificial I.A. y machine learning M.L. para ver sus señales o síntomas. Los algoritmos son alimentados con las proyecciones de venta, nivel de inventario, información de venta del POS, entre otros, y pueden determinar si algún producto presenta un comportamiento anómalo. Una venta anómala sería, por ejemplo, tener venta de un producto registrado como fuera de stock; o no tener ventas de alcohol gel en medio de la pandemia, si hay stock disponible. Así, el análisis probabilístico de los modelos podrá arrojar alarmas cuando haya señales que sugieran anomalías.
El punto crítico para manejar eficazmente el inventario fantasma viene después de identificar las anomalías. El retailer debe preguntarse qué hacer con esta información. Qué acción tomar ahora que tiene conocimiento de que las ventas o la rotación de algún producto no se comporta como se espera. Estamos hablando de convertir la información en gestión, en acciones concretas que puedan efectivamente solucionar el problema en terreno.
En nuestra experiencia, la mejor manera de bajar la información a las tiendas es en forma de tareas específicas para cada producto. Frogmi® ofrece una solución de task management a nivel de SKU, que se puede gatillar tareas automáticamente frente a las alertas de I.A. para que el encargado de tienda verifique el estado del producto. Por ejemplo, se puede enviar una tarea para auditar el estado del producto, contestando algunas preguntas básicas: ¿Tiene stock suficiente? ¿Los productos se encuentran en buen estado (sin daños, no caducados)? ¿Está exhibido correctamente, siguiendo los lineamientos del planograma? ¿Tiene el fleje implementado? ¿Está correcto el precio? Y, en caso de que se corrobore algún problema, se gatilla automáticamente una nueva tarea que provee la solución.
El manejo eficaz del inventario fantasma va más allá de la gestión tradicional del inventario. Es una verificación de todas las variables comerciales del producto que ayudarán a los retailers a asegurar la disponibilidad en góndola y validar que se cumplen los protocolos y estándares definidos por la compañía. Estamos hablando de disminuir activamente la brecha en lo planificado y ejecutado en cada tienda para cada ítem. De este modo, los clientes podrán encontrar los productos que buscan, cuando lo necesitan, y en la mejor condición, mejorando la experiencia de compra y asegurando las ventas.
