Pongámonos en la siguiente situación: una caminata en tienda.
El objetivo es experimentar la tienda desde la perspectiva del cliente para evaluar si se cumplen los estándares definidos por la compañía.
Al caminar por los pasillos es imposible dejar de notar los estantes vacíos, ubicaciones que no cuentan con suficiente stock, productos agotados generando áreas muertas, y otros que cubren más de lo óptimo con tal de no dejar un sitio desocupado.
Al revisar en sistema, el inventario indica que hay stock suficiente. Entonces, se coordina la reposición del producto, ya que -teóricamente- la trastienda tiene suficiente inventario, sólo falta exhibirlo y dejarlo al alcance de los clientes.
Sin embargo, el problema no termina ahí. Al buscar los productos, se descubre que no están, no hay stock dentro de la tienda ni en bodegas. Esto se llama inventario fantasma.
Qué es el Inventario Fantasma
El inventario fantasma es un inventario que no existe en la realidad, pero parece estar en stock, como un fantasma. Así, el sistema contabiliza inventario disponible en la tienda o la trastienda, aunque en realidad no esté en la bodega ni visible en la góndola para el cliente y su venta.
Estas discrepancias entre la información del sistema y la realidad pueden originarse por diferentes razones, como errores de digitación en la venta, descuidos en la recepción del inventario y merma de producto, entre otros. Pero sin importar su origen, la detección y gestión del inventario fantasma se hace compleja, ya que el sistema considera que el producto está en stock, aunque la tienda no tenga unidades físicas.
El dolor para los retailers es evidente cuando se cree que hay un producto disponible, pero en realidad no lo está, arriesgando quiebres de stock en góndola y la pérdida de venta asociada, como vimos en nuestro blog anterior. Otro inconveniente del inventario fantasma es su perpetuidad. Como el sistema indica que el retailer tiene stock suficiente, nunca se alcanza el punto de reorden para volver a abastecer, manteniendo la situación a lo largo del tiempo. Así, un punto clave para poder romper este círculo vicioso es tener la capacidad de pesquisar cuándo hay indicios de inventario fantasma.
Los síntomas del inventario fantasma
Para gestionar el inventario fantasma, el primer paso es ser capaz de identificarlo, localizar estas brechas. Sin embargo, como el inventario fantasma puede originarse por varias razones, es difícil identificar la causa raíz para su gestión. Es por esto que los retailers deberían enfocarse en identificar los síntomas visibles, aquellos que hacen evidente la existencia de inventario fantasma.
Uno de los síntomas son los quiebres de stock. Ya vimos que una forma de reconocer este síntoma es tener ojos y manos en la tienda, que dediquen tiempo a verificar físicamente dónde hay quiebres de stock y luego contrastarlos con el sistema para identificar si hay una incongruencia en el inventario.
Considerando que un retailer promedio maneja alrededor de 16.000 SKU simultáneamente, hacer este tipo de tarea manual puede ser difícil de abordar. Además, está claro que mientras mayor sea el surtido, mayor será la complejidad de la labor, poniendo la gestión del inventario fantasma cuesta arriba.
La segunda opción para identificar síntomas de inventario fantasma será contar con herramientas de análisis de datos e inteligencia artificial (I.A.) que puedan predecir dónde hay posibles quiebres de stock mediante la observación analítica, identificando patrones e inconsistencia en la data. Existen tres tipos de alertas que pueden sugerir alguna desviación y riesgo de inventario fantasma.
- Disminución en la rotación: un decrecimiento en la rotación de algún SKU con respecto a la normal o la proyección.
- Ventas $0: la data muestra que no hay ventas de un producto, a pesar de tener inventario positivo. También se puede considerar como alerta cuando las ventas muestran anomalías con respecto a la proyección de demanda.
- Cambios en la tendencia de ventas: El patrón de ventas de un producto cambia abruptamente, sin tener una razón evidente.
Una de las mayores ventajas de utilizar un sistema de análisis de datos con I.A. y Machine Learning, es que los algoritmos van afinando las predicciones a medida que se utilizan. De este modo, las alarmas serán cada vez más precisas, mejorando la capacidad de diagnosticar el inventario fantasma.
Qué hacer para curar tus tiendas
Una vez que se han reconocido los síntomas y productos con riesgo de inventario fantasma, se debe validar la hipótesis. Independientemente del método utilizado (manual o a través de I.A.), se debe hacer un cruce entre el inventario del sistema y el físico total (las unidades exhibidas en la tienda más las de trastienda). Esta evaluación lanzará luces sobre las disparidades en el inventario y dónde se deben realizar ajustes para que la información del sistema sea nuevamente un reflejo de la realidad de la tienda.
En Frogmi sabemos que la gestión del inventario fantasma es un proceso complejo y que se debe realizar constantemente. Sin importar cómo se detecte el problema, la solución implica trabajo manual en tienda para validar la posible discrepancia de inventario. Nuestra solución de task management a nivel de SKU es ideal para afrontar este desafío desde las dos metodologías, ya que permite visualizar la información a nivel tienda-producto.
Por ejemplo, se puede llevar a cabo un levantamiento manual de inventario fantasma. Una de las funciones de Frogmi es la capacidad de generar tareas a partir de un producto (o la ausencia de éste). Es decir que, al identificar quiebres de stock durante una caminata de tienda, se puede crear una tarea automática de reposición con sólo escanear el producto. Si el área encargada de reposición no cuenta con las unidades suficientes para reponer, se habrá encontrado un caso de inventario fantasma, habilitando su gestión inmediata.
Por otro lado, si se utiliza un sistema de I.A. para alertar inventario fantasma, Frogmi se puede integrar fácilmente para generar tareas automáticas de validación específicas para cada tienda a nivel de SKU. Así, cada tienda tendrá la oportunidad de gestionar aquellos productos que se comportan de forma atípica en las ventas o rotación de inventario.
De acuerdo con nuestra experiencia, el plan de acción ideal es utilizar ambas herramientas simultáneamente, facilitando el diagnóstico de inventario fantasma y disminuyendo las pérdidas asociado. Así se cosechan las ventajas de la I.A., al mismo tiempo que se empodera al personal en tienda entregándole herramientas de autogestión, mejorando el manejo del inventario, la disponibilidad de producto en góndola y, consecuentemente, las ventas.
