Hay un concepto básico que todo retailer con tiendas físicas tiene claro: cada cliente que entra a la tienda desea encontrar los productos que busca. Para esto, los retailers orquestan un sinfín de actividades, tanto dentro como fuera de la tienda, con el objetivo de presentar el producto correcto en la cantidad óptima en cada instancia. Por un lado, conocer la cantidad exacta de unidades disponibles de cada producto que tiene una tienda es el punto inicial para ofrecerlo efectivamente a los consumidores. Por el otro, originará la gestión del reabastecimiento del local. Lamentablemente, la velocidad del mundo del retail hace que este desafío se vuelva cada vez más complejo.
A pesar de que los quiebres de stock en tiendas físicas en promedio sean de un 8%, los consumidores son cada vez menos tolerantes ante un eventual quiebre, en especial si han ido presencial a una tienda a comprar. El crecimiento del comercio online y la hiperconectividad han empoderado a los compradores, quienes esperan respuestas cada vez más rápidas y certeras. Estas exigencias se ven exacerbadas junto a las nuevas modalidades de click&collect o compra online y retiro en tienda (buy online pickup in store o BOPIS por sus siglas en inglés). Hoy más que nunca, la certeza y gestión del inventario son críticos para la satisfacción del cliente.
Con todo lo anterior, es sorprendente que estudios del GS1 US señalen que el promedio de las operaciones de retail en Estados Unidos tiene una precisión de inventario de solo el 63%. Estos resultados llaman con urgencia a optimización de procesos de conteo cíclico de existencias que permiten obtener y conservar una mayor certeza del inventario disponible en cada tienda, y a su vez alimentar un proceso de reabastecimiento adecuado. A continuación, presentamos 5 tips que todo retailer puede seguir para optimizar sus procesos internos de conteo de inventario.
Considera realizar el conteo con tus propios colaboradores
Algunos retailers optan por contratar los servicios de terceros para llevar a cabo los conteos de inventario cíclicos, semestrales o anuales. Sin embargo, vale la pena detenerse a validar si resultara más efectivo realizar el proceso con el personal de tienda. A diferencia de los asociados internos, el personal externo no está familiarizado con sus productos, lo que puede enlentecer el conteo de inventario o generar inexactitudes, restando eficiencia y aumentando los costos. Por otro lado, al incorporar a sus propios colaboradores en el proceso de conteo de inventario, empodera al personal con nuevas responsabilidades, el manejo de la mercadería y el conocimiento claro de los protocolos de la organización.
Utiliza un sistema digital para llevar a cabo el proceso
Muchos retailers han adoptado nuevas plataformas para optimizar y digitalizar sus procesos. Sin embargo, estudios muestran que todavía el 43% de las pequeñas y medianas empresas de los Estados Unidos no hacen un seguimiento del inventario, o lo hacen mediante un sistema manual. El uso de herramientas tecnológicas se ha profundizado en todas las industrias, y el conteo de inventario en retail no es la excepción. Digitalizar el conteo cíclico permite disminuir el error humano, obtener resultados en tiempo real y consolidar la información de manera efectiva, segura y rápida. Hoy existen múltiples formas disponibles que aportarán a la operación diaria de tus tiendas a través de herramientas que digitalizan los procesos y resultados.
Segmenta el conteo de forma eficiente
El conteo cíclico de inventario permite mantener un control sano, sin sorpresas de quiebres o sobre stock. El objetivo final es lograr hacer una validación completa de toda la mercadería de cada tienda, pero esta labor involucra el uso de tiempo del personal, trabajos nocturnos o el cierre del local. Para disminuir el estrés que esto significa para la tienda, se puede segmentar el conteo de forma eficiente, sin necesidad de barrer toda la tienda en una sola instancia. Por ejemplo, se puede definir separar el conteo por pasillo, zona de la tienda o categoría de productos y calendarizarlo, de modo que cada semana se realiza el conteo de una sección. Al dividir los productos en grupos más pequeños, se diluyen los recursos necesarios en cada oportunidad, haciendo que la tarea sea menos extenuante para todos los involucrados. Una vez completado el conteo de todos los segmentos, se habrá controlado toda la mercadería, obteniendo el mismo resultado pero evitando el uso intensivo de recursos.
Prioriza según las necesidades de cada tienda
Como lo dice su nombre, una parte fundamental del conteo cíclico es que se realiza de forma periódica. La velocidad del mundo del retail trae consigo una serie de desafíos, como los constantes cambios de productos, promociones, estacionalidades y productos infaltables o hit del momento. Además, se debe recordar que cada tienda tiene su propia realidad y necesidades en función del público, zona geográfica y clima, entre otros. Esto implica que el proceso de conteo de inventario debiera ser lo suficientemente flexible como para incorporar estas características en su programación y priorización. Cada tienda debiera contar con una priorización coherente con su propio surtido de productos, considerando la alta estacionalidad, cambios de imagen u otras urgencias particulares para cada local.
Siempre analiza los resultados
Una vez más se hace hincapié en que aquello que no se mide, no se puede mejorar. El conteo de inventario cíclico es vital para medir. Luego, el análisis de los resultados será la base para la identificación de oportunidades de mejora y toma de decisiones inteligentes. La información recopilada permitirá mantener la exactitud del inventario, evidenciar desviaciones con respecto al stock disponible, situaciones excepcionales y tendencias globales. En caso de contar con herramientas digitales, se puede obtener fácilmente otras métricas, como productividad, precisión de las auditorías, porcentaje de cumplimiento, entre otras, mientras se da visibilidad a gerentes de tienda, zona y oficinas centrales.
En Frogmi, sabemos que la gestión del inventario es un desafío constante para todo retailer. En nuestra experiencia, lograr mantener un conteo cíclico óptimo apoya en gran medida al control y gestión de existencias para lograr la disponibilidad en góndola y tener los productos correctos en el momento y lugar precisos. Algunos retailers a la vanguardia ya están invirtiendo en soluciones tecnológias para eficientar la ejecución en tienda a nivel de producto para mantener la precisión del inventario e ir un paso más allá, con la gestión de disponibilidad en góndola. Finalmente, el inventario no solamente corresponde a la mayor inversión para un retailer, sino que su gestión es fundamental para impulsar las ventas, fidelizar y entregar la mejor experiencia al cliente.
