Tecnologías emergentes: el uso de IA para identificar inventario fantasma

El uso de la tecnología en retail no es algo nuevo. Sin embargo, en los últimos años hemos visto un aumento de sus usos y posibilidades dentro de las tiendas. El mundo digital vino para quedarse, y los retailers deben estar a la vanguardia para sacar el mejor provecho de estas nuevas herramientas que se han vuelto indispensables en la toma de decisiones, mejora de procesos y así poder aprovechar las oportunidades que ofrece.  El problema del abasto es una realidad para todos los retailers, que va más allá de la insatisfacción de los clientes y la pérdida de ventas. Las empresas hacen grandes esfuerzos para diseñar productos, estrategias y campañas. No obstante, este esfuerzo será en vano si no se logra tener el producto en la góndola disponible para el cliente.  En este contexto, los retailers están poniendo cada vez más atención a la gestión de inventario y el proceso de reposición. Pero ¿qué pasa con la gestión del inventario fantasma? El inventario fantasma es cuando el sistema muestra inventario positivo para un SKU o artículo, pero la tienda en la realidad no tiene unidades de ese SKU, o el producto no está visible para que el cliente lo compre. En otras palabras, se refiere a los productos que el sistema considera que están disponibles para el cliente, pero en la práctica, no lo están. Son como un fantasma, dado que aparecen en el sistema, pero no existen en la góndola.  Estas discrepancias entre el inventario en sistema y el real puede surgir por varios motivos. De acuerdo con un estudio realizado por el MIT Supply Chain Management, entre las causas más comunes se encuentran las siguientes:  

1. Errores de inventario en la venta: al realizar la venta, se pueden generar errores al escanear los productos. Esta es una situación muy común en productos con variedades, como los distintos sabores de yogurt. 
2. Errores en la recepción de inventario: este error se genera cuando al recepcionar los productos, no se hace una revisión detallada.  Por ejemplo, el ingreso de productos en formato pallet o agrupados en vez de considerar la unidad. En estos casos, se puede generar la discrepancia al ingresar y confirmar en el sistema una cantidad distinta a la que está físicamente.  
3. Ejecución y cumplimiento operacional: el incumplimiento de procedimientos y protocolos puede llevar a producir problemas de inventario fantasma cuando, por ejemplo, los productos son dejados en la bodega o trastienda, y no en la góndola. Los productos quedan fuera de la vista en la bodega. También puede suceder por productos dañados o mermados que no fueron registrados en el sistema.
4. Merma: la reducción de inventario se puede dar por pérdida, hurto, daño o consumo de producto dentro de la tienda o la bodega, por parte de empleados o clientes. 
5. Productos mal ubicados: tanto el personal de tienda como los clientes pueden incidir en que algunos productos no se encuentren en el lugar correcto. Esto puede pasar porque los productos son almacenados o exhibidos en otra góndola, están escondido detrás de otro producto similar, o fueron desplazados de su lugar original por clientes dentro de la tienda. 

El impacto del Inventario fantasma en el retail 

En nuestro blog anterior, hablamos del impacto que tienen los quiebres de stock en la venta final, introduciendo el término de quiebre de stock o OOS (del inglés Out-Of-Stock) y disponibilidad en góndola o OSA (del inglés On-Shelf Availability).  Los retailers tienen visibilidad del stock a través de sus sistemas de gestión de inventario. La detección de OOS se realiza a partir del mismo sistema, ya que contiene la información sobre SKUs que tienen stock igual o inferior a cero.  Estudios demuestran que, en general, el sistema de gestión de inventario revela problemas de stock para un 2% de los SKUs. Este nivel de quiebre de stock se podría considerar como la punta del iceberg, dado que estudios del Grocery Manufacgturing Association (GMA) y el Efficient Consumer Responce Europe (ECR Europe), muestran que el nivel de quiebre en góndola es de un 8%, tanto en Estados Unidos como en Europa.  El desafío del inventario fantasma radica justo aquí, ya que un 75% de los quiebres de stock en góndola no son reflejados en el sistema. Esto se puede originar en un 47% porque no hay stock disponible en la tienda ni en la trastienda (el nivel de inventario registrado en sistema no coincide con la realidad de la tienda), o en el 53% restante porque la tienda tiene inventario, pero el producto no está disponible al alcance del cliente para la venta. De acuerdo con el mismo estudio del GMA, un retailer enfrenta una pérdida de potencial venta directa en un 43% cuando no hay stock disponible en la góndola. Así, el impacto de los quiebres de stock por inventario fantasma en el retail ascendería a la pérdida directa de un 2,6% de las ventas. 

IA para identificar y gestionar el inventario fantasma

El uso de la inteligencia artificial (IA) en el retail va en aumento. Según estudios de la Juniper Research, la inversión de este sector llegará a los $7,3 billones de dólares en el 2022 en temas como servicio al cliente, marketing automatizado y proyección de demanda. Esta proyección podría ser superada dada la necidad del retail para adaptarse a los cambios en los hábitos del consumidor impulsados por la pandemia.  Según Boston Consulting Group (BCG), el incremento del uso de la IA en retail es fundamental para favorecer los resultados del negocio. La IA permite a los retailers generar y evaluar proyecciones considerando variables en diversos escenarios, como demanda, oferta, inventario, precios y logística. Además, gracias a la esta tecnología se puede analizar grandes bases de datos en corto tiempo, empujando la toma de decisiones en base a información en tiempo real.  El desarrollo de la tecnología ha permitido la incorporación de sistemas de reposición basados en la IA. Como vimos anteriormente, las causas del inventario fantasma son variadas, haciendo que su gestión sea una tarea compleja. Dado esto, la IA se ha enfocado en analizar los síntomas de inventario fantasma, como anomalías en venta.  El sistema de IA presenta grandes ventajas, ya que realizan un análisis estadístico para evaluar la probabilidad de que un SKU tenga quiebre de stock. Estos sistemas integran un alto número de variables y algoritmos de aprendizaje automático o Machine Learning, que identifica patrones de datos, como la venta.  En base a este análisis se detecta si la venta de un producto es anómala. Hablamos de venta anómala cuando las ventas reales de un producto no coinciden con lo planeado por el sistema de proyección de demanda. Bajo el análisis de AI es poco probable que estos productos tengas ventas nulas si están disponibles en la góndola, por lo que se deduce que hay problemas de inventario fantasma.  A este análisis probabilístico se le pueden agregar también notificaciones que le indican al personal en tienda qué SKUs tienen problemas de inventario fantasma y se deben buscar en la trastienda para hacer la reposición en góndola. La visión global de Frogmi® va más allá del levantamiento de problemas y alertas. Frogmi® ofrece soluciones completas de gestión de productos a nivel de SKU, que consideran tanto la reposición manual, como las notificaciones y tareas específicas generadas por inteligencia artificial. De este modo, la información no se queda estancada en un reporte o correo electrónico, sino que se lleva directamente a las tiendas para ser gestionada El objetivo final es tener una gestión completa que permita prevenir, identificar y gestionar posibles quiebres de stock lo antes posible, para entregar la mejor disponibilidad y aumentar las ventas en el punto de venta. En Frogmi® sabemos que la implementación de herramientas de task management integradas con tecnología y soluciones de IA son bienvenidas por el personal en tienda, ya que entregan información valiosa orientada a la resolución con objetivos concretos.  Aunque muchas veces pase desapercibido, el inventario fantasma tiene un alto costo para los retailers. Afortunadamente, la tecnología necesaria su identificación y gestión ya están disponibles a través de IA y plataformas de operación en tienda. Sólo queda sumarse a esta tendencia para que los problemas de inventario fantasma queden en el pasado.