La comunicación es el punto neurálgico de todo proyecto y proceso operativo, ya que influye directamente en sus resultados. Una buena comunicación puede garantizar el éxito de la implementación, o ponerla en peligro, en función de su gestión.
Todo lo que transcurre en las organizaciones está mediado por la comunicación, ya sea verbal, escrita o digital. Todo proceso requiere de la comunicación entre dos o más partes. Ésta puede darse directamente, por ejemplo, a través de una conversación, o indirectamente mediante un protocolo, procedimiento, aplicación, base de datos, correo masivo u otro.
Durante la implementación de cualquier proceso operativo, es clave comunicar las directrices y tareas definidas, incluyendo sus plazos y condiciones, así como cualquier información adicional que permita una mejor toma de decisiones por parte de las personas. A pesar de esto, la estrategia comunicacional de un porcentaje significativo de procedimientos es débil y poco gestionada, lo que se traduce en resultados insuficientes, errores operacionales y retrasos en la ejecución.
En la industria del retail, la temporalidad de la ejecución es fundamental. Los retailers procuran mantener satisfechos a los clientes y que los productos estén disponibles en el momento de la compra en un contexto muy ágil. Por ello, el reto de lograr una comunicación eficaz es cada vez más relevante. A continuación te presentamos 3 consejos para mejorar la eficacia y el impacto de la comunicación en la gestión operativa:
1. La calidad del mensaje
El dinamismo del retail exige una gestión de la comunicación que garantice que las definiciones y lineamientos de los procesos lleguen a tiempo y con el nivel de detalle necesario a todos los miembros del personal implicados. El equipo en tienda recibe información constantemente, por lo que una buena gestión de los flujos de comunicación es vital para evitar errores que puedan afectar a la ejecución. Por lo tanto, es fundamental garantizar que los mensajes cumplan los requisitos de calidad: que sean claros, precisos y eficaces; que lleguen con la frecuencia necesaria; que sean puntuales y que contengan toda la información pertinente.
2. Consistencia
En el retail, la comunicación es principalmente indirecta y frecuente: llega mucha información por distintos canales, como correos y protocolos. Para lograr una comunicación eficaz, es esencial garantizar la coherencia y consistencia. Por ejemplo, cuando se envía con frecuencia información relativa a la implementación de promociones, se recomienda utilizar un formato estándar que garantice la incorporación de todas las variables necesarias. La estandarización ayudará a mejorar la comprensión y, en consecuencia, el cumplimiento de las normas y definiciones de ejecución.
3. Gestión activa y monitoreo
Garantizar una comunicación adecuada al interior de las organizaciones, especialmente en entornos operativos y dinámicos, requiere una gestión activa. Para ello, el canal de comunicación debe poseer características técnicas que permitan monitorizar los mensajes enviados. La recopilación de datos para generar reportería adecuada apoyará la obtención de conclusiones de calidad y la toma de decisiones robustas, garantizando buenos resultados a corto y largo plazo. El seguimiento y la gestión activos de la comunicación favorecerán el éxito de los flujos de comunicación, no sólo en un periodo determinado, sino también de forma sostenida en el tiempo.
La comunicación con los equipos de trabajo es clave para lograr una ejecución perfecta en la sala de ventas. Actualmente, existe tecnología para asegurar que las comunicaciones cumplan con todo lo anteriormente expuesto. Las plataformas digitales y aplicaciones diseñadas como canales de comunicación estandarizados, entregan capacidad de gestión con alta trazabilidad.
Dentro de éstas, optar por el uso de soluciones que hayan sido desarrolladas desde la visión de la realidad comunicacional de la operación, como Frogmi®, maximizan la capacidad de la organización de entregar mensajes claros y efectivos, reduciendo significativamente las omisiones y errores, y con un manejo ágil y adaptado al dinamismo del retail.
